Правила хорошего тона. Коллективные средства общения.

Жизнь на карантине доказала, что коллективно удаленно можно работать почти также эффективно, как и в офисе. Формат видео или аудио конференции позволяет сэкономить массу времени. Разумеется, если у вас есть под рукой все необходимые и проверенные инструменты. Мы в Лаборатории МБК используем собственный ВКС-сервер https://vc.mbk-lab.ru и сервер телефонных конференция на Asterisk, но вы можете выбрать то решение, которое вам более подходит.

Интернет соединение

Когда кто то “отваливается” от конференции это нервирует, но хуже когда “отваливаетесь” вы. Поэтому первое, что нужно сделать для подготовки, проверить качество своего интернет соединения, а также отключить ненужные сервисы:

  • Всевозможные месенджеры;
  • Почта;
  • Открытые в браузере вкладки соцсетей и музыкальных приложений;
  • Антивирусные программы (возможно);
  • Системные обновления.

По окончание встречи не забудьте все это включить.

Знакомство с сервисом для связи

Если вам предложили способ связи, который вам ещё незнаком, разберитесь заранее, как это работает. Самое плохое разбираться в момент сбора.

  • Определите необходимо ли устанавливать приложение или достаточно браузера;
  • При необходимости установите приложение (достаточно ли у вас для этого прав, знаете ли вы пароль администратора);
  • Усли необходим только браузер, проверьте установлены ли необходимые для этого плагины;
  • Попробуйте войти во встречу и убедитесь, что ссылка работает.
  • Проверьте, что микрофон и камера есть в системе и успешно работают;
  • Разберитесь как включать и отключать свои видео и звук, управлять громкостью и чувствительность микрофона;
  • Если вы ведущий, проверьте возможность демонстрировать собственный экран или выбранное приложение.
  • Если кроме приглашения в конференцию, вам прислали сопутствующие документы, проверьте, что они открываются;
  • Если есть выбор, предпочтите общение с компьютера, чем с телефона (да, с телефона удобнее, но качество отвратительное).

Рабочее место

  • Выберите место в квартире в качестве рабочего места, где вас не будут отвлекать домочадцы;
  • Постарайтесь сделать это так, чтобы не было слышно детские крики и перфоратор соседа;
  • Выбирайте положение так, чтобы за вами был темный фон, а ваше лицо было освещено (иначе собравшиеся увидят только теневой портрет);
  • Возьмите с собой стакан того напитка, который вы предпочитаете в данное время суток;
  • Надевать галстук необязательно, но и халат лучше исключить.

Регламент встречи

  • Есть прекрасное правило:
    • Договориться заранее о повестке встрече (разослать список и очередность обсуждаемых вопросов);
    • По окончание встречи разослать резюме встречи (краткие итоги и суть договоренностей).

Формате встречи

Выберите приемлемый формат встречи:

  • Аудио (телефонная) конференция (технически легче организуемая, но и обратной связи меньше);
  • Вебинар (участники видят только ведущего, а также подготовленные документы);
  • Видеоконференция (все видят всех, а также подготовленные материалы). Наиболее удобная в плане общения, но и наиболее трудно реализуемая.

Управляйте встречей

  • Общаться удаленно сложнее, чем при очной встрече. Поэтому обязательно должен быть человек, который уверенно и активно управляет ею.
  • Если от какого то участника идет фон или посторонние шумы, отключите его звук или выведите со встречи;
  • Не позволяйте говорить двум участникам сразу, предоставляете слово одному из них;
  • Заполняйте образовавшиеся паузы, повторяйте вопрос если его не услышали;
  • Для улучшения качества звука придерживайтесь правила одного микрофона. В то время когда говорит один, остальные отключают себе микрофон. В таком случае даже случайный шум не помещает остальным слушателям;
  • Если во время выступления вы хотите задать вопрос, напишите его в чате, не прерывайте выступающего (он собьется из без вашей помощи);

Подведите итоги

  • В конце встречи обязательно подведите итоги;
  • Зафиксируйте их письменно;
  • Опубликуйте собравшимся все ссылки на материалы, о которых шла речь;
  • Если велась запись встречи, опубликуйте ее;
  • Поинтересуйтесь у собравшихся техническим качеством встречи (было ли удобно);
  • Заканчивайте встречу на позитиве.