Автор этой статьи исходит из того, что все читатели уже знакомы с понятием “Менеджмент” (Управление). Хрестоматия учит нас, что это воздействие на объект для достижения цели. Другими словами, управление – это цикличный процесс постоянного получения, обработки и передачи информации. Попробуем рассмотреть как это можно сделать в Redmine.

Рассмотрим классический контур управления:

  • Постановка цели;
  • Планирование действий;
  • Мониторинг и контроль промежуточных результатов;
  • Внесения корректирующих действий.

Постановка цели

Итак, на предстоит сформулировать цели для строительства Дворца Спорта, состоящего из двух объектов. При этом сформулировать цели необходимо не абы как, а используя методологию SMART

В нашем случае совокупность целей представляет собой иерархию для того, чтобы отслеживать достижение результатов более детально.

  1. Передача Генподрядчику исходной документации
  2. Строительство
    1. Площадка
    2. Объект №1
    3. Объект №2
  3. Подготовка Исполнительной документации
    1. Объект №1
    2. Объект №2
  4. Сдача надзорным органам

В Redmine для стратегического планирования присутствует сущность “Цель”. И вот как это выглядит в табличном контексте:

и на диаграмме Ганта

Планирование

Определившись с целями, переходим к планированию действий. В Redmine для этого есть сущность “Задача”.

Тут следует сделать лирическое отступление. Дело в том, что сущность “Задача” имеет некоторые свойства, с которыми необходимо познакомиться поближе. Начать с того, что типов сущностей может быть несколько (неограниченное количество) и каждый тип (именуемый “трекер”) может быть адаптирован для описания кастомного объекта.

Каждый трекер наделен набором общих (ранее предопределенных полей). В т.ч. Автор, Исполнитель, Статус, Приоритет, Версия, Дата начала и окончания, Готовность (%). Кстати, вывод любого из перечисленных свойств можно подавить.

Но кроме того, каждый трекер может быть наделен дополнительными полями. Вот список распространенных типов дополнительных полей:

  • Текст
  • Длинный текст
  • Дата
  • Логический
  • Пользователь
  • Целый
  • С плавающей точкой
  • Список
  • Список ключ/значение
  • Файл
  • Ссылка

Любое из указанных полей может быть вычисляемым (т.е. содержать формулу, по которой его значение может вычисляться на основе значений других полей).

Матрица параметризации доступа к полям сущностей весьма развита и является пересечение доступов к проектам, пользовательским ролям, трекерам и т.п. И это весьма удобно т.к. в одной и той же задаче могут быть поля, видимые пользователем с одними ролями, и невидимые другим.

В нашем проекте, мы будем использовать два трекера:

  1. Задача – для постановки задач стороне исполнителя проекта;
  2. Платеж – для постановки задач стороне заказчика (в части предоставление документации, доступов на объекты, оформления необходимых в работе нормативных актов, а также осуществления платежей).

Тем самым мы сможем составить не только оперативный план работ, но и план финансирования. При этом т.к. наши задачи связаны, то обеим сторонам становится очевидно, что, к примеру, задержка платежа приводит к автоматическому отодвиганию срока сдачи объекта по причинам самого заказчика.

Декомпозиция

Сформировав задачи верхнего уровня и делегировав их исполнение Исполнителям, мы тем самым инициируем этап декомпозиции. Подчиненные, получив задачи, разбивают их на подзадачи, делегируя исполнителям следующего уровня. Те в свою очередь еще раз декомпозируют. Таким образом, формируется иерархия, в которой задача финального уровня декомпозиции поручена конкретному ее исполнителю.

и на диаграмме Ганта

Ресурсный план

При формировании задач важно выстроить не только календарный план работ, но и спланировать все не обходимые ресурсы. Ключевым словом в системе Redmine является слово “все”. Т.к. мы имеем возможность создавать любое количество сущностей для учета любых ресурсов. Это могут быть люди, деньги, кубометры, нормочасы, тоннокилометры, да, что угодно в тех единицах, которые вам необходимы.

Вы можете отобразить ресурсный план, сгруппировав и упорядочив его по любому из существующих критериев.

Контроль

Для контроля выполнения задач существует несколько механизмов. Первый из них – создание пользовательских вычисляемых фильтров. Другими словами, вы можете сами сформулировать критерий, и простейшими средствами запрограммировать его. Например: Все задачи, для которых прошло половина отведенного срока, однако процент выполнения которых менее 30%.

Комбинация таких фильтров, дает возможность руководителю любого звена в течение нескольких секунд определить те задачи и направления, которые требуют его участия.

Второй метод, автоматическое напоминание. Настроенный вами скрипт, будет с заданной периодичностью предупреждать вас по email о тех, проблемах в проекте, которые вы хотите отслеживать.

В качестве заключения

Важное свойство контроля задач в Redmine заключается вот в чем. В связи с тем, что проект делается не для печали красивым метровых листов, с целью обклейки стен офиса, а для онлайн координации специалистов проектного офиса, специалистов заказчика, подрядчиков, поставщиков, операторов связи т.е. всей команды, участвующей в проекте… Более того, декомпозиция позволяет привлечь к проекту конкретного исполнителя самого нижнего уровня, то руководитель получает не искаженную, а реальную информацию по проекту в реальном режиме времени. Это важнейшее преимущество систему Redmine.

Именно это его свойство позволяет управлять проектом не через вертикаль руководителей (нередко с искажениями), а получая информацию из единственного источника.

Ну, а попробовать попробовать Redmine вы можете в нашем облаке.